Regulamin zajęć indywidualnych – dlaczego go potrzebujesz

Prowadzenie zajęć indywidualnych i praca z klientem, to dla mnie źródło niesamowitej satysfakcji. Niestety organizacja takich spotkań może być niekiedy dość frustrująca ze względu na powtarzające się odwołania zajęć przez słuchaczy. Najczęściej lektor informowany jest o tym z odpowiednim wyprzedzeniem. Jestem jednak pewna, że wśród czytelników mojego bloga znajdują się również i tacy nauczyciele, którym zdarzyły się telefony od słuchaczy odwołujących zajęcia na 5 minut przed ustaloną godziną. Ja również należę do tej grupy i muszę przyznać, że powyższe sytuacje zdarzały się w mojej pracy dość regularnie. Co w takim razie zrobić, aby uchronić się przed odwołaniami w ostatniej chwili i jak najlepiej zadbać o swój interes? Jeżeli jesteś lektorem i masz już dość podobnych sytuacji, a nie wiesz jak sobie z tym poradzić, skorzystaj z moich wskazówek w dalszej części wpisu:)

Moim zdaniem najbardziej efektywnym rozwiązaniem jest spisanie regulaminu i wręczenie go słuchaczom na pierwszych zajęciach. Długo zastanawiałam się, co zawrzeć w takim dokumencie, aby jednocześnie chronić swoją działalność, a jednocześnie pozostać elastyczną względem słuchaczy. Poniżej udało mi się zebrać kilka pomysłów na usprawnienie funkcjonowania zajęć indywidualnych, które z powodzeniem sprawdzą się również w przypadku korepetycji.

Harmonogram zajęć

Pierwszą kwestią wartą uwagi jest moim zdaniem ustalenie harmonogramu zajęć czyli ilości spotkań w danym miesiącu. Jest to m.in. istotne z punktu widzenia planowania zajęć i rozłożenia danego materiału w czasie. Według mnie dobrym pomysłem jest ustalenie ze słuchaczem na początku każdego miesiąca, na ile zajęć deklaruje się przyjść. Przykładowo, jeżeli spotykamy się ze słuchaczem raz w tygodniu, będą to 4 spotkania, jeżeli dwa razy w tygodniu to spotkań będzie 8 itd. Oczywiście jest to również idealny moment na to, aby móc dowiedzieć się od klienta czy nie planuje urlopu, wizyt lekarskich itd. i na których zajęciach może wobec tego być nieobecny. Dzięki temu już na początku miesiąca mamy jasną sytuację i określoną liczbę spotkań, które powinny się odbyć.

Płatności

Myślę, że jeśli chodzi o organizację finansów, to najlepiej sprawdzi się płatność przelewem z góry za dany miesiąc. Warto ustalić tu jakiś odgórny termin (np. do 10 lub 15 danego miesiąca). Jeżeli zajęć w miesiącu jest dużo, to można np. zaproponować słuchaczowi płatność w ratach. W przypadku, gdy klient nie chce zgodzić się na takie rozwiązanie, sugerowałabym zachęcenie do płatności z góry poprzez zaproponowanie niewielkiej zniżki lub jednych zajęć gratis. Opcji jest wiele, ale według mnie najważniejsze jest to, aby dążyć do porozumienia ze słuchaczem i ustalić takie rozwiązanie, które będzie akceptowalne dla obu stron.

Jak odwoływać

Kolejną istotną kwestią z punktu widzenia efektywnej organizacji zajęć, jest bez wątpienia dopuszczalny termin odwoływania spotkań. Ja ustaliłam, że będą to standardowe dla większości szkół językowych 24h. Wybrałam tą opcję ze względu na to, że zdarzyło mi się dawno temu pracować dla szkoły, która w umowie miała zapis o możliwości odwołania zajęć przez klienta nawet na 2h przed lekcją! W związku z tym zdarzały się nieprzyjemne sytuacje w stylu odwoływania spotkania, kiedy byłam już w drodze. Jeśli chodzi o sposób powiadomienia to myślę, że słuchacz może to zrobić zarówno wysyłając e-mail, jak i sms, czy po prostu zadzwonić.

W regulaminie powinien znaleźć się także zapis o konsekwencjach dotyczących odwołań po terminie. Według mnie lekcja, która została odwołana za późno lub gdy słuchacz nie pojawił się na zajęciach, powinna być pełnopłatna lub ewentualnie płatna w 50%. Oczywiście takie rozwiązanie nie dotyczy sytuacji losowych, których słuchacz nie mógł przewidzieć, w szczególności zdrowotnych bądź rodzinnych. Podobnie, kiedy to lektor odwołuje zajęcia po terminie, powinien być zobowiązany do oddania słuchaczowi zapłaconej kwoty lub dana kwota może „przejść” na kolejne zajęcia, o ile słuchacz wyrazi na to zgodę. Każdą lekcję odwołaną w terminie należałoby odrobić jeszcze w tym samym miesiącu w czasie ustalonym ze słuchaczem i dogodnym dla obu stron.

Zbyt dużo nieobecności w miesiącu

Ostatnią kwestią jaką w moim odczuciu należałoby poruszyć ze słuchaczem, to postępowanie w sytuacji, gdy nieobecności na zajęciach jest zbyt dużo i przekraczają np. 50% zadeklarowanych zajęć. Jeżeli taka praktyka ma miejsce przez dwa kolejne miesiące lub dłużej, to warto zastrzec sobie prawo do rozwiązania współpracy w takiej sytuacji. Wielokrotnie uczyłam słuchaczy, którzy pojawiali się na zajęciach rzadko lub dosłownie raz w miesiącu, blokując w ten sposób atrakcyjne godziny, które mógłby wykorzystać ktoś, kto dysponuje większą ilością czasu lub jest po prostu bardziej zmotywowany. Powyższa sytuacja nie służy ani lektorowi (ponieważ traci szansę na zarobek), ani słuchaczowi, który nie korzysta z zajęć w efektywny sposób.

Podsumowując, warto zacząć traktować siebie i swój zawód z szacunkiem i wymagać, aby słuchacze również respektowali czas, który im poświęcasz. Traktuj siebie nie tylko jak lektora czy korepetytora, ale jak szkołę językową, instytucję. Zwłaszcza jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i ilość godzin, jakie spędzisz na uczeniu ma duże znaczenie. W końcu w szkołach językowych nikogo nie obchodzi powód nieobecności na zajęciach, a traci ten, kto się na nich nie pojawi, a nie lektor. Mam nadzieję, że powyższe pomysły pozwolą Wam usprawnić funkcjonowanie waszych zajęć indywidualnych i przyniosą więcej satysfakcji z prowadzenia lekcji:)

Bardzo jestem ciekawa Waszych doświadczeń z klientami indywidualnymi. Czy też macie jakąś formę regulaminu? A może myślicie, że taki dokument może zniechęcić potencjalnych klientów? Czekam na Wasze komentarze:)